Onafhankelijk controleren. Helder communiceren. 056 94 01 20
Home / Algemene voorwaardenAlgemene voorwaarden

De afspraken achter onze prestaties.

Deze voorwaarden gelden voor iedere opdracht, offerte en factuur van E-Ctrl vzw. Document QM_E-CTRL_0005, versie 03.

Download de voorwaarden als PDF ↓

Inhoud

  1. 1 Algemeen
  2. 2 Uitvoeringsmodaliteiten
  3. 3 Bepaling en herziening van de prijzen – Facturering en betaling
  4. 4 Verbintenis van de partijen Aansprakelijkheid
  5. 5 Duur
  6. 6 Toepasselijk recht – Beslechten van conflicten
  7. 7 Vertrouwelijk
  8. 8 Verwerking van persoonsgegevens
  9. 9 Verwerker van persoonsgegevens
  10. 10 Algemene bepaling gegevensbescherming

1 Algemeen

1.1 Deze algemene voorwaarden bepalen het kader en de limieten voor de uitvoering van de dienstverlening van E-CTRL VZW, evenals de wederzijdse verplichtingen van E-CTRL VZW en iedere persoon die diensten afneemt (hierna de “Klant”). Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op iedere dienstverlening, offerte en factuur; alsook op overeenkomsten aangegaan met E-CTRL VZW en alle andere documenten uitgaande van E-CTRL VZW. Algemene voorwaarden, onder welke benaming ook, van de Klant die afwijken van onderhavige algemene voorwaarden van E-CTRL VZW zijn niet van toepassing, tenzij in het geval E-CTRL VZW deze voorafgaand uitdrukkelijk en schriftelijk heeft aanvaard.

1.2 E-CTRL VZW behoudt zich het recht voor om deze algemene voorwaarden te wijzigen tot op het moment dat E-CTRL VZW de uit te voeren opdracht (hierna de “Opdracht”) uitdrukkelijk heeft aanvaard.

1.3 De nietigheid of on-afdwingbaarheid van één der clausules van onderhavige algemene voorwaarden brengt de geldigheid en de afdwingbaarheid van de overige clausules niet in het gedrang.

1.4 Voor zover onderhavige algemene voorwaarden ook zijn opgemaakt in een andere taal dan het Nederlands, is de Nederlandstalige tekst bij verschillen steeds bepalend.

De Opdracht wordt uitgevoerd op basis van de ter zake geldende wets- en reglementaire bepalingen en technische voorschriften. Indien reglementair voorgeschreven of bij uitdrukkelijke schriftelijke overeenkomst, zal de Opdracht uitgevoerd worden onder accreditatie volgens ISO 17020:2012.

2 Uitvoeringsmodaliteiten

2.1 Om de prestaties van E-CTRL VZW in de beste omstandigheden te kunnen uitvoeren, dient de Klant, naargelang de aard van de interventies:

2.2 Alle bestelbonnen, offertes en contractvoorstellen van E-CTRL VZW zijn vrijblijvend en binden haar als dusdanig niet. Tenzij anders bepaald is enige prijsofferte geldig tot 2 maanden na datum van de offerte. Tussen E-CTRL VZW en de Klant komt pas een overeenkomst tot stand op het ogenblik van een ondertekening van offerte, overeenkomst of contract en na orderbevestiging door een daartoe bevoegde vertegenwoordiger van E-CTRL VZW.

2.3 Het verzoek om een afspraak kosteloos te verzetten of te annuleren, dient schriftelijk te gebeuren minstens 3 werkdagen voor het begin van de Opdracht. In elk ander geval of ingeval van afwezigheid van de Klant of één van zijn afgevaardigden op het geplande tijdstip van de uit te voeren Opdracht, heeft E-CTRL VZW het recht om het volledig verschuldigd bedrag van door haar geleden schade te vorderen.

2.4 De verslagen worden opgesteld op naam en voor rekening van de Klant en toegestuurd in één exemplaar in het Nederlands of Frans. Vertalingskosten zijn ten laste van de Klant. Een kopie van de verslagen wordt bewaard gedurende de aan E-CTRL VZW bij wet opgelegde termijn. De inhoud van het verslag is een momentopname en heeft uitsluitend betrekking op de vaststellingen die werden gedaan op het ogenblik van de Opdracht.

3 Bepaling en herziening van de prijzen – Facturering en betaling

3.1 Bepaling en inhoud van de prijzen
3.1.1 Tenzij anders bepaald, zijn de prijzen van E-CTRL VZW altijd exclusief BTW. Opgegeven prijzen dekken de Opdracht die wordt uitgevoerd tijdens werkdagen van maandag tot en met vrijdag tijdens werkuren vanaf 8u tot en met 18u, met uitzondering van de feestdagen, zonder dat de werkdag, reistijd inbegrepen, meer dan 9 uur mag bedragen.

3.1.2 Geven aanleiding tot een toeslag, de prestaties die worden uitgevoerd:

3.1.3 Kosten voor vertraging, wachttijden, bijkomende kosten en prestaties, zoals bijkomende onderzoeken die naast de overeengekomen Opdracht nodig zijn op grond van de vaststellingen die werden gedaan tijdens de uitvoering van de Opdracht, kunnen door E-CTRL VZW aangerekend worden volgens de geldende uurtarieven.

3.2 Prijsherziening
E-CTRL VZW kan te allen tijde haar prijzen herzien.
Tussen het moment waarop de overeenkomst door de klant getekend is en het moment waarop een bepaalde schijf of factuur betaald moet worden, kan de prijs uit de oorspronkelijke offerte herzien worden volgens de evolutie van de lonen en de materiaalprijzen. Dit gebeurt op basis van de volgende prijsherzieningsformule:
P = p {a + b (S/s) + c (I/i)}, Waarbij:

P = de nieuwe prijs
p = de oorspronkelijke prijs voorzien in de offerte
a = het percentage van de prijs dat niet voor herziening in aanmerking komt (a >= 0,20)
b= het percentage van de arbeidskosten in de totale prijs
S = de nieuwe loonindex (de maand die voorafgaat aan de beëindiging van de werken)
s = de oorspronkelijke loonindex (de maand die voorafgaat aan de datum van de offerte)
c= het percentage van de materiaalkosten in de totale prijs
I = de nieuwe materiaalindex (de maand die voorafgaat aan de beëindiging van de werken)
i = de oorspronkelijke materiaalindex (de maand die voorafgaat aan de datum van de offerte)
a + b + c = 1

3.3 Facturering
Voor elke Opdracht wordt een factuur opgesteld, en dat na verzending van het verslag dat erop betrekking heeft. De kosten en uitgaven met betrekking tot de Opdracht, evenals de bijkomende prestaties en kosten, worden afzonderlijk aangerekend volgens de tarieven die van kracht zijn op het ogenblik van de uitvoering van de Opdracht, of volgens de prijzen en modaliteiten die werden overeengekomen in de bijzondere overeenkomst. E-CTRL VZW zal een bedrag aanrekenen van minimum 1 uur van het uurtarief per opdracht, per persoon en per dag, ongeacht de Opdracht in regie of volgens eenheidsprijs gefactureerd wordt.

3.4 Betalingsvoorwaarden
Tenzij anders schriftelijk overeengekomen in een offerte, overeenkomst, bestelbon, orderbevestiging of op de factuur, zijn de facturen voor residentiële controles onmiddellijk betaalbaar. Voor andere controles geldt een betalingstermijn van 14 dagen na factuurdatum, via overschrijving.

4 Verbintenis van de partijen Aansprakelijkheid

4.1 Behoudens afwijkende wettelijke bepalingen, is E-CTRL VZW enkel aansprakelijk voor zware en opzettelijke fouten begaan in het kader van de dienstverlening. Haar contractuele aansprakelijkheid ingevolge de uitvoering van dienstverlening is sowieso beperkt tot directe schade met uitsluiting van gevolgschade en indirecte schade en kan nooit hoger zijn dan het bedrag van de corresponderende factuur die E-CTRL VZW aan klant heeft uitgereikt. Ingeval van nalatige of foutieve uitvoering van dienstverlening zal E-CTRL VZW ofwel de dienstverlening op eigen kosten opnieuw uitvoeren ofwel de schade aan de klant vergoeden met een maximum van het bedrag van de corresponderende factuur.

4.2 Andere dan contractuele schade ingevolge uitvoering van de dienstverlening door E-CTRL VZW is beperkt tot het verzekerd bedrag aan lichamelijke en stoffelijke schade. E-CTRL VZW verbindt zich ertoe haar aansprakelijkheden die voortvloeien uit de werkzaamheden te allen tijde via adequate voorzieningen te verzekeren bij een in België erkende verzekeringsmaatschappij. Klant kan op eerste verzoek een verzekeringsattest opvragen bij E-CTRL VZW. Indien de verzekeraar van E-CTRL VZW geen dekking verleent zal de aansprakelijkheid van E-CTRL VZW voor andere dan contractuele schade sowieso beperkt zijn tot een maximum bedrag van 25.000,-€, met uitzondering voor gevallen van opzet en fraude.

4.3 Tenzij in geval van opzettelijke of zware fout kan E-CTRL VZW in geen enkel geval aansprakelijk gesteld worden voor eventuele schade die is aangericht door haar uitvoeringsagenten • Indien deze niet waren vergezeld door (een aangestelde van) de klant. • Indien deze ertoe zijn aangezet om zelf de te controleren toestellen te manipuleren of te bedienen daar waar dit de verantwoordelijkheid is van de klant om dergelijke toestellen te manipuleren of te bedienen. • Indien deze niet op de hoogte zijn gebracht door de klant van bepaalde bijzondere kenmerken van de te controleren installaties of toestellen. • Indien deze onduidelijke, foutieve, onvolledige of dubbelzinnige informatie kregen over de te controleren installaties of toestellen. • Bij isolatiemetingen en andere metingen/beproevingen op hoog- en laagspanningsinstallaties wanneer tijdens de dienstverlening de elektrische installaties en/of toestellen niet volledig waren afgeschakeld.

4.4 Eventuele klachten terzake uitgevoerde dienstverlening door E-CTRL VZW dienen schriftelijk en omstandig aan E-CTRL VZW te worden overgemaakt uiterlijk binnen de 8 werkdagen na uitvoering van de Opdracht. Klachten schorsen de betalingsverbintenissen niet op.

4.5 Een vertraging, verplaatsing van de uitvoering of annulatie van de Opdracht, om welke reden ook, geeft niet het recht schadevergoeding en interesten te eisen.

4.6 Indien E-CTRL VZW wettelijk verplicht of contractueel gemachtigd is om informatie vrij te geven wordt de Klant hiervan op de hoogte gebracht.

4.7 Informatie over de Klant die bekomen is via andere bronnen dan de Klant zelf, wordt beschouwd als confidentieel.

4.8 De medewerkers treden te allen tijde onafhankelijk en onpartijdig op bij het uitvoeren van de Opdracht, in overeenstemming met de geldende regelgeving en normen.

5 Duur

Overeenkomsten tussen E-CTRL VZW en de Klant worden afgesloten voor de duur die bepaald wordt in de bijzondere overeenkomst. Bij ontstentenis van een duurtijd, wordt de overeenkomst aangegaan voor een duurtijd van 5 jaar vanaf de datum van de orderbevestiging of bij ontbreken van een orderbevestiging ten laatste vanaf de eerste dag van uitvoering van de Opdracht. De overeenkomst wordt stilzwijgend verlengd en dat voor dezelfde duur, tenzij de overeenkomst werd opgezegd per aangetekende brief ten minste 6 maanden vóór de vervaldag. Voor privépersonen bedraagt de opzegtermijn 1 maand.

6 Toepasselijk recht – Beslechten van conflicten

Alle overeenkomsten waarop deze algemene voorwaarden van toepassing zijn, alsmede alle andere overeenkomsten die daaruit voortspruiten, worden uitsluitend beheerst door het Belgisch recht.
Bij elk geschil met betrekking tot de geldigheid, de interpretatie of de uitvoering van overeenkomsten waarop dit document van toepassing is, wordt gestreefd naar een minnelijke schikking.
Indien er geen minnelijke schikking bereikt kan worden, zijn de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement West-Vlaanderen, afdeling Kortrijk, uitsluitend bevoegd.

7 Vertrouwelijk

7.1 Alle informatie die in het kader van de overeenkomst wordt uitgewisseld tussen partijen en als vertrouwelijk wordt aangemerkt volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming mag niet worden meegedeeld, verspreid of ter beschikking worden gesteld aan derden, zonder de schriftelijke toestemming van de andere partij, met uitzondering van aangestelden of personeel die er een directe kennis van moeten hebben voor de uitvoering van de overeenkomst en die een gelijkaardige geheimhoudingsverplichting hebben onderschreven. Dergelijke informatie mag niet gebruikt worden voor andere doeleinden dan de uitvoering van de verplichtingen in het kader van de Overeenkomst.

7.2 De mededeling aan andere derden dan deze omschreven als vertrouwelijke informatie, is verboden tenzij dit door of krachtens de wet wordt opgelegd of verplicht is op basis van een rechterlijk bevel. Elke wettelijk verplichte mededeling aan derden moet door de verwerker vooraf ter kennis worden gebracht aan de verantwoordelijke voor de verwerking.

7.3 Alle vertrouwelijke informatie wordt meegedeeld op een “As Is” basis (Dit wil zeggen, in de staat zoals ze op dat ogenblik ontwikkeld is en zonder verdere garanties). E-CTRL VZW geeft geen garantie in verband met de accuraatheid, volledigheid of performantie van de vertrouwelijke informatie.

7.4 In geval de verantwoordelijke voor de verwerking een aanvraag ontvangt van de betrokkene van wie persoonsgegevens worden verwerkt, om zijn rechten uit te oefenen overeenkomstig de verordening zoals bv. recht van verzet of recht van wissen van de gegevens, geeft de verantwoordelijke voor de verwerking deze opdracht onverwijld door aan de verwerker.

7.5 De verwerker verbindt zich ertoe om onverwijld en dit uiterlijk binnen 7 werkdagen na ontvangst van de aanvraag, een passend gevolg te geven aan deze opdracht van de verantwoordelijke voor de verwerking en ofwel de gevraagde informatie te verschaffen ofwel de gevraagde aanpassingen te doen aan de gegevens, dan wel bepaalde gegevens te verwijderen en vernietigen dan wel aan de verantwoordelijke voor de verwerking te laten weten om welke reden het niet mogelijk is binnen de 7 werkdagen gevolg te geven aan de opdracht.

7.6 De verantwoordelijke voor de verwerking erkent en aanvaard dat in geval de betrokkene om wissing van de gegevens verzoekt, de verwerker de gegevens niet noodzakelijk uit al haar back-ups dient te verwijderen teneinde een passend gevolg te geven aan de opdracht van de verantwoordelijke voor de verwerking.

7.7 Alle documenten en andere materialen die vertrouwelijke informatie bevatten of uitmaken, en die door E-CTRL VZW aan de derde werden meegedeeld, en alle kopieën daarvan die in het bezit zijn van de derde, zullen steeds eigendom blijven van E-CTRL VZW. Deze zullen op eenvoudig schriftelijk verzoek van E-CTRL VZW door de derde onmiddellijk teruggestuurd worden aan E-CTRL VZW , dan wel op diens verzoek vernietigd worden. De derde zal, op verzoek van E-CTRL VZW , aan deze laatste een verklaring bezorgen, ondertekend door een bevoegd persoon bij de derde, die bevestigt dat alle vertrouwelijke informatie die niet teruggestuurd werd vernietigd werd.

7.8 Elke partij erkent dat een schending of een dreiging met schending van deze confidentialiteitsverklaring onherstelbare schade aan de andere partij kan toebrengen, en dat de andere partij alle wettelijk voorziene rechtsmiddelen mag inzetten om een dergelijke schending te voorkomen, stop te laten zetten of schadevergoeding te bekomen.

8 Verwerking van persoonsgegevens

E-CTRL VZW en de klant erkennen dat op de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de overeenkomst de Belgische wet van 8 december 1992 (hierna: “Privacywet”) en vanaf 25 mei 2018 de Verordening (EU) 2016/679 (hierna: de “GDPR”) van toepassing is en de verplichtingen opgenomen in Art. 28 van deze verordening.

8.1 Indien de klant de verwerkingsverantwoordelijke is in de zin van voormelde privacyregelgeving en is derhalve degene die het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. E-CTRL VZW is enkel verwerker in de zin van voormelde privacywetgeving en verwerkt de persoonsgegevens louter ten behoeve van of in opdracht van de klant.

8.2 Indien de klant als de verwerkingsverantwoordelijke, en E-CTRL VZW als verwerker, verklaren de privacyregelgeving (met inbegrip van de Privacywet en/of de GDPR) te zullen naleven. De klant vrijwaart E-CTRL VZW integraal in hoofdsom, interesten en (gerechts- of advocaten) kosten voor alle aanspraken van derden in dit verband.

8.3 Op de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de Overeenkomst zijn de bijzondere voorwaarden van Bijlage 1 bij deze algemene voorwaarden van toepassing waarvan de klant verklaart kennis te hebben genomen en de toepassing ervan te aanvaarden.

9 Verwerker van persoonsgegevens

E-CTRL VZW en de verwerker erkennen dat op de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de overeenkomst de Belgische wet van 8 december 1992 (hierna: “Privacywet”) en vanaf 25 mei 2018 de Verordening (EU) 2016/679 (hierna: de “GDPR”) van toepassing is en de verplichtingen opgenomen in Art. 28 van deze verordening.

9.1 Indien de klant/leverancier/dienstverlener (en hiermee verbonden medewerkers) de verantwoordelijke verwerker is in de zin van voormelde privacyregelgeving en handelt uitsluitend in opdracht van E-CTRL VZW voor de verwerking van de gegevens. Waarbij E-CTRL VZW als verantwoordelijke verwerking derhalve het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt en telkens wanneer het doel van de verwerking wijzigt, een addendum aan onderhavige overeenkomst voor te stellen.

9.2 Het is de verwerker niet toegestaan om onderaannemers aan te stellen met het oog op het uitvoeren van de verwerkingsactiviteiten voorwerp van onderhavige overeenkomst, behoudens dan mits voorafgaande en schriftelijke toestemming van de verantwoordelijke voor de verwerking. In geval de verwerker beroep wenst te doen op een sub-verwerker in de zin van dit artikel, verbindt de verwerker zich ertoe om met deze sub-verwerker een schriftelijke overeenkomst af te sluiten die minimaal de garanties en verplichtingen voortvloeiende uit deze overeenkomst omvat.

9.3 Indien klant/leverancier/dienstverlener als de verwerker, en E-CTRL VZW als verwerkingsverantwoordelijke, verklaren de privacyregelgeving (met inbegrip van de Privacywet en/of de GDPR) te zullen naleven en de nodige confidentialiteit aan de dag te leggen en garandeert aan de verantwoordelijke voor de verwerking dat hij de nodige maatregelen zal nemen teneinde zijn aangestelde belast met de uitvoering van de overeenkomst de bepalingen van deze overeenkomst te doen naleven.

9.4 Op de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de Overeenkomst zijn de bijzondere voorwaarden van Bijlage 1 bij deze algemene voorwaarden van toepassing waarvan de klant verklaart kennis te hebben genomen en de toepassing ervan te aanvaarden.

10 Algemene bepaling gegevensbescherming

10.1 De verwerker verbindt zich ertoe om vanaf de inwerkingtreding van deze overeenkomst, bij het uitvoeren van verwerkingsactiviteiten in opdracht van de verantwoordelijke voor de verwerking, deze overeenkomst na te leven. Indien er reeds verwerkingsactiviteiten plaatsvonden vóór de inwerkingtreding van de Algemene verordening gegevensbescherming, verbindt de verwerker zich ertoe om in elk geval vanaf de inwerkingtreding van de Algemene verordening gegevensbescherming deze verwerkingen te verrichten conform deze overeenkomst. De verwerker zal de gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor het verrichten van de opdracht.

10.2 De verantwoordelijke voor de verwerking geeft aan de verwerker de toestemming om de gegevens mee te delen aan alle personen, instellingen en instanties die rechtstreeks deelnemen aan de uitvoering van de opdracht en wanneer dit strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst en binnen de grenzen van de overeenkomst en de verordening.

10.3 De mededeling aan andere derden dan deze omschreven in het vorig lid, is verboden tenzij dit door of krachtens de wet wordt opgelegd of verplicht is op basis van een rechterlijk bevel. Elke wettelijk verplichte mededeling aan derden moet door de verwerker vooraf ter kennis worden gebracht aan de verantwoordelijke voor de verwerking.

10.4 Indien de verwerker de voorafgaande schriftelijke toestemming van de verantwoordelijke bekomt, is het de verwerker toegelaten om uitsluitend geanonimiseerde gegevens ter beschikking te stellen van derden die noch rechtstreeks noch onrechtstreeks deelnemen aan de uitvoering van de opdracht, zoals omschreven in Bijlage 1. De verwerker garandeert dat deze doorgifte aan derden steeds gebeurd binnen de grenzen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en uitsluitend een verwerking betreft met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden.

10.5 In geval van ontdekking van een datalek zal de verwerker, de verantwoordelijke voor de verwerking binnen 24 uur na het ontdekken E-CTRL VZW hierover informeren.

In geval van twijfel over de interpretatie van een bepaling van deze overeenkomst, kan men steeds contact opnemen met E-CTRL VZW. Deze zal steeds worden uitgelegd in overeenstemming met de bepalingen van de Verordening, minstens in het licht van de Verordening.